ANNONCE

Klokken er halv otte mandag morgen, og telefonen ringer allerede. En kunde har brug for akut hjælp, en medarbejder sidder fast i trafikken, og en tredje er på vej til en opgave, der viser sig at være blevet flyttet. For virksomheder med flere biler på vejene kan den slags situationer hurtigt gøre arbejdsdagen unødigt besværlig.

Det er ikke altid mangel på medarbejdere eller ressourcer, der er problemet. Ofte handler det om manglende overblik.

Med GPS flådestyring kan virksomheder samle oplysninger om deres køretøjer ét sted. Det gør det lettere at planlægge dagens opgaver, følge op på kørslen og håndtere noget af den administration, der ellers kræver manuelle registreringer.

Teknologien er ikke kun relevant for store transportvirksomheder. Også mindre håndværksfirmaer, servicevirksomheder og virksomheder med få firmabiler kan have gavn af et mere systematisk overblik.

Når firmabilerne bliver en del af den daglige planlægning

For en virksomhed med medarbejdere på forskellige adresser er koordinering en tilbagevendende opgave. Det gælder især, når der opstår ændringer i løbet af arbejdsdagen.

Forestil dig et VVS-firma med seks servicebiler. En kunde ringer med et akut problem, men den medarbejder, der normalt tager opgaver i området, er optaget. Uden et samlet overblik må kontoret kontakte flere medarbejdere for at finde ud af, hvem der er tættest på.

Med GPS-baseret flådestyring kan den driftsansvarlige se bilernes aktuelle placering og bruge oplysningerne som støtte til at fordele opgaverne.

Det betyder ikke nødvendigvis, at den nærmeste bil altid er det bedste valg. Medarbejdernes kompetencer, eksisterende aftaler og opgavens karakter skal stadig indgå i beslutningen.

Men når de grundlæggende oplysninger er tilgængelige, bliver det lettere at træffe beslutninger uden en lang række telefonopkald.

Flådestyring kan også give indsigt i tidligere kørselsruter. Det kan være nyttigt, når virksomheden skal undersøge transportmønstre, planlægge faste servicebesøg eller vurdere, om køretøjerne anvendes hensigtsmæssigt.

Elektronisk kørebog kan mindske det administrative arbejde

Kørselsregistrering er en opgave, der let bliver udskudt i en travl hverdag. Måske bliver kilometerne skrevet ned på papir, eller også samles oplysningerne i et regneark ved månedens afslutning.

Begge metoder kan fungere, men de kræver, at medarbejderne husker at registrere oplysningerne korrekt.

En elektronisk kørebog kan automatisere dele af processen ved at registrere eksempelvis turenes start- og sluttidspunkt, afstand og rute. Afhængigt af systemet kan kørslen efterfølgende kategoriseres, og relevante oplysninger kan eksporteres til virksomhedens administration.

Det kan især være nyttigt, når en firmabil anvendes til både privat og erhvervsmæssig kørsel. Her er det vigtigt, at registreringerne kan dokumentere den faktiske anvendelse.

Man skal dog være opmærksom på, at en elektronisk kørebog ikke automatisk sikrer, at alle skattemæssige krav er opfyldt. Registreringerne skal indeholde de nødvendige oplysninger, og virksomhedens konkrete forhold skal vurderes efter gældende regler.

Inden man vælger et system, er det derfor fornuftigt at undersøge:

• Registrering: Hvilke oplysninger gemmes automatisk, og hvad skal medarbejderen selv angive?
• Adgang: Kan både medarbejdere og administration se de oplysninger, de har brug for?
• Rapportering: Kan data eksporteres til bogholderi og intern dokumentation?
• Installation: Kræver enheden fast montering, eller kan den tilsluttes bilens OBD-stik?
• Løbende udgifter: Hvad koster abonnement, dataforbindelse og eventuel support?

Et system bør passe til virksomhedens arbejdsgange frem for at skabe nye administrative opgaver.

Vælg GPS flådestyring med fokus på virksomhedens behov

Der er stor forskel på, hvad virksomheder har brug for at følge. Et servicefirma med fem varevogne har andre behov end en entreprenørvirksomhed med lastbiler, gravemaskiner og udstyr fordelt på flere byggepladser.

Nogle har først og fremmest brug for positionsvisning og kørselsrapporter. Andre ønsker mulighed for geofence, hvor systemet registrerer, når et køretøj eller en maskine bevæger sig ind i eller ud af et geografisk område.

Hos GSM Teknik findes løsninger til begge typer opgaver. Virksomhedens platform samler GPS-enheder i et cloudbaseret system, hvor brugerne blandt andet kan arbejde med livevisning, historik og rapporter. Sortimentet omfatter også forskellige typer trackere til biler og materiel.

Virksomheder, der ønsker at sammenligne mulighederne, kan undersøge udvalget af GPS flådestyring og kørebog og vurdere, hvilke funktioner der passer til deres køretøjer og administrative behov.

Inden en løsning tages i brug, bør der dog være klare rammer for håndteringen af positionsdata.

GPS-oplysninger kan afsløre, hvor medarbejderne befinder sig, og hvordan de bevæger sig i løbet af arbejdsdagen. Derfor skal virksomheder have et lovligt grundlag for behandlingen, informere medarbejderne korrekt og sikre, at oplysningerne ikke bruges til uvedkommende formål.

Det er samtidig vigtigt at afklare, hvem der skal have adgang til systemet, hvor længe oplysningerne opbevares, og hvordan eventuel privatkørsel håndteres.

Den praktiske værdi opstår, når teknologien bliver en naturlig del af virksomhedens planlægning. For nogle virksomheder vil det betyde færre telefonopkald mellem kontor og medarbejdere. For andre vil det vigtigste være mere præcis kørselsdokumentation eller bedre mulighed for at planlægge serviceopgaver.

Når behovene er tydeligt defineret fra begyndelsen, bliver det lettere at vælge en løsning, der giver medarbejderne arbejdsro og administrationen det nødvendige overblik.